Avainsopimusten hallinnan yleiskatsaus
Avainsopimus on digitaalinen sopimus, joka vahvistaa tiettyjen avainten käyttöä koskevat ehdot. Sopimus liittää avaimet vastaanottajaan määritetyksi ajaksi.
Avainsopimukseen tallennetaan avainten käyttöä koskevat ehdot, ja vastaanottaja voi allekirjoittaa sopimuksen digitaalisesti. Tämä lisää turvallisuutta ja tekee sopimuksesta virallisemman.
Voit myös lisätä sopimukseen asiakirjoja ja muita tiedostoja. Näin kaikki sopimukseen liittyvät tiedot ovat helposti saatavilla yhdessä paikassa.
Avainsopimus on LivionKey Registerin keskeinen osa. Se kuvaa käyttäjän ja organisaatiosi välistä sopimusta tiettyjen avainten käytöstä.
Avainsopimuksen luominen (avaimen luovutus)
Avainsopimus luodaan automaattisesti, kun aloitat avaimen luovutuksen.
Valitse vapaa avain: valitse Avaimet-listalta avain, joka on vapaana luovutettavaksi.
Aloita luovutus: napsauta avaimen riviä hiiren oikealla painikkeella ja valitse Luovuta avain.
Anna avainsopimuksen tiedot:
Avaimet ja sijainti: määritä, mitkä avaimet luovutetaan ja mistä avainautomaatista.
Kesto: aseta sopimuksen alkamis- ja päättymispäivä. Valitse automaatissa säilytettäville avaimille lisäksi vaihtoehto kohdasta Avaimen lokeron varaus. Katso Avainten poistaminen tallennetulta sopimukselta ja vain nouto -sopimukset.
Vastaanottaja: anna avaimet vastaanottavan henkilön yhteystiedot. Voit myös lähettää hänelle ilmoituksen luovutuksesta.
Luo avainsopimus valitsemalla Luovuta avain.
Vinkkejä:
Voit ottaa sopimuksen vahvistuksen käyttöön erityisesti silloin, kun olet määrittänyt organisaation sopimusehdot.
Voit esikatsella loppukäyttäjän ilmoitukset, jos olet ottanut ne käyttöön.
Voit lisätä sopimukseen liitteitä.
Avainten vastaanotto (avaimen palautus)
Avaa voimassa oleva avainsopimus: valitse Avainsopimukset-listalta sopimus, jonka avaimia palautetaan, ja avaa sen tiedot.
Aloita palautus: valitse palautettava avain ja valitse Palauta valitut.
Vahvista, missä avainta säilytetään palautuksen jälkeen.
Vahvista avaimen palautus valitsemalla Tallenna.
Vinkkejä:
Voit pyytää asiakasta allekirjoittamaan jokaisen avainpalautuksen. Jos avaimet palautetaan useassa erässä, jokainen palautus voidaan allekirjoittaa erikseen. Katso Sopimuksen allekirjoittaminen ja allekirjoituspäätteet.
Voit esikatsella loppukäyttäjän ilmoitukset, jos olet ottanut ne käyttöön.
Avainsopimuksen päivittäminen
Avaa avainsopimuksen tiedot:
suoraan Avainsopimukset-listalta, jos tiedät sopimustunnuksen tai sopimuksen vastaanottajan tiedot
tai Avaimet-listalta, jos tiedät avaimen tiedot.
Avaa sopimus valitsemalla sopimustunnuksen linkki oikealla näkyvistä avaimen tiedoista.
Siirry muokkaustilaan: valitse avainsopimuksen tietonäkymän oikeassa yläkulmassa oleva muokkauskuvake.
Muokkaa tietoja: päivitä tarvittavat sopimustiedot.
Tallenna muutokset: vahvista muutokset valitsemalla Tallenna.
Kun muokkaat tallennettua sopimusta, voit poistaa siitä avaimet, joita asiakas ei nouda. Lisätietoja avainten poistamisesta ja avaimen noutoon automaattisesti päättyvistä sopimuksista on artikkelissa Avainten poistaminen tallennetulta sopimukselta ja vain nouto -sopimukset.
Virhe "Pincodes [ … ] already used in existing contracts"
Jokaisella avainautomaatissa säilytettävällä avaimella on oma PIN-koodinsa. Kun tallennat sopimuksen, LivionKey Register tarkistaa, ettei mikään toinen sopimus käytä samaa PIN-koodia samassa avainautomaatissa tai samaan ryhmään kuuluvassa automaatissa päällekkäisenä ajanjaksona. Myös sopimukset, joiden avaimia ei ole palautettu, lasketaan päällekkäisiksi. Tarkistus tehdään uudelleen, kun muutat sopimuksen päivämääriä tai siirrät avaimen toiseen automaattiin.
Jos PIN-koodi on jo käytössä, sopimusta ei tallenneta ja viestissä luetellaan päällekkäiset PIN-koodit, esimerkiksi Pincodes [ 1234 ] already used in existing contracts. Vaihda avaimen PIN-koodi tai sopimuksen päivämäärät ja tallenna uudelleen.
Avainsopimuksen poistaminen
Tarvitset oikeuden muokata sopimuksia. Valitse Poista sopimuksen tietonäkymän valikosta tai sopimuksen rivin valikosta Avainsopimukset-listalla. LivionKey Register kysyy ennen poistamista Haluatko varmasti poistaa sopimuksen? Avainautomaatti päivitetään, joten sopimuksen PIN-koodi lakkaa toimimasta. Sopimukseen liittyviä muita sopimuksia ei poisteta.
Se, voiko sopimuksen poistaa, riippuu sopimuksen tyypistä ja siitä, mitä sen avaimille on tapahtunut:
Avaimen haku ja palautus: voit poistaa sopimuksen ennen kuin yhtään avainta on noudettu tai kun kaikki noudetut avaimet on palautettu. Noudettu avain, jota ei ole palautettu, estää poistamisen myös sopimuksen päätyttyä.
Avaimen haku (vain nouto): voit poistaa sopimuksen, kun yhtään sen avainta ei ole noudettu tai kun kaikki avaimet on noudettu. Jos vain osa avaimista on noudettu, sopimusta ei voi poistaa.
Vain palautus: sopimuksen poistaminen estyy vain silloin, kun osa avaimista on palautettu tällä sopimuksella ja osa on vielä palauttamatta. Voit poistaa sopimuksen, kun kaikki avaimet on palautettu. Jos yhtään avainta ei ole palautettu, voit poistaa sopimuksen myös sen vanhennuttua.
Jos sopimusta ei voi poistaa, Poista-toiminto ei ole käytettävissä. Syyksi näytetään Osa avaimista on jo noudettu tai palautettu.
Muista
Lisätietoja LivionKey Registerin käytöstä löydät ohjekeskuksestamme. Voit myös ottaa yhteyttä tukeemme.