1. Avaimet LivionKey Registerissä
LivionKey Registerissä "Avain" tarkoittaa fyysisen avaimen digitaalista vastinetta.
Avaimia voidaan jakaa ja vastaanottaa kahdella eri tavalla:
Manuaalinen luovutus ja vastaanotto: Avaimet luovutetaan ja vastaanotetaan manuaalisesti tietyssä paikassa henkilön toimesta.
Automatisoitu luovutus ja vastaanotto: Avaimet luovutetaan ja palautetaan LivionKey-avainautomaattien kautta.
Jokaisella LivionKey Registerissä olevalla avaimella on seuraavat tiedot:
Rakennus: Rakennus, johon avain kuuluu.
Nimi: Vapaamuotoinen nimi avaimelle (valinnainen).
KeyID: Avaimen yksilöllinen tunniste järjestelmässä.
RFID / NFC Hex-tunniste: Käytetään, jos avaimessa on RFID- tai NFC-tagi/siru lisäseurantaa ja tunnistusta varten.
Avaimen säilytyspaikka: Tieto avaimen säilytyspaikasta (manuaalinen vai LivionKey-automaatti).
2. Avainten hallinta
Avaimia hallitaan "Avaimet"-näkymästä. Pääset näkymään napsauttamalla "Avaimet" sivun vasemmanpuoleisesta valikosta.
2.1 Avaimen haku
Free text search:
Syötä hakusana sivun yläosassa olevaan hakukenttään. Voit käyttää hakusanana avaimen ID:tä, avaimen nimeä, rakennuksen nimeä tai rakennuksen osoitetta. Syötä avainsana sivun yläosassa olevaan "Haku"-kenttään.
Hakusuodattimet:
Voit rajata hakutuloksia alla olevien suodattimien avulla:
Rakennus
Sopimus
Tila
Säilytyspaikka
LivionKey automaatit
Avainnippu
Suodattimet ovat "Haku"-kentän alapuolella. Aktivoi haluamasi suodatin napsauttamalla sitä ja valitsemalla pudotusvalikosta haluamasi tieto, jonka perusteella haku tehdään.
Suodatus organisaatioyksikön perusteella:
Voit rajata hakutuloksia organisaatioyksikön perusteella valitsemalla haluamasi organisaatioyksikön "Suodata organisaatioyksiköllä" -osiosta.
2.2 Uuden avaimen luominen
Klikkaa "+ Luo" -painiketta "Avaimet"-näkymän oikeassa yläkulmassa.
Syötä avaimelle seuraavat pakolliset tiedot:
Organisaatioyksikkö tai rakennus
Avaimen yksilöllinen ID
Säilytyspaikka ja tiedot:
"Manuaalinen avainkaappi": edellyttää avainkaapin kuvauksen ja tiedon onko avain tällä hetkellä paikalla.
"LivionKey-automaatti": vaatii automaatin ID:n ja tiedon siitä, onko avain jaettu avain (sallitaanko sopimukset, joilla on päällekkäiset voimassaoloajat).
Voit antaa halutessasi myös seuraavat tiedot:
Vapaamuotoinen nimi avaimelle
RFID/NFC -tunniste, jos avaimella on sellainen
Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, paina "LUO UUSI".
2.3 Avaimen päivittäminen
Napsauta hiiren oikealla painikkeella avainta, jota haluat muokata, ja valitse "Päivitä avain".
Muokkaa haluamiasi kenttiä (Rakennus, Nimi, RFID / NFC hex-tunniste, avainten säilytysvaihtoehdot).
Kun olet tehnyt kaikki muutokset, klikkaa "TALLENNA".
2.4 Avaimen poistaminen
Klikkaa hiiren oikealla painikkeella avainta, jota haluat poistaa, ja valitse "Poista avain järjestelmästä".
Vahvista, että haluat poistaa avaimen.
Tärkeää!
Kun avain poistetaan, se poistetaan pysyvästi eikä sitä voi enää myöhemmin palauttaa!
Jos avaimella on aktiivisia sopimuksia, järjestelmä kysyy, haluatko poistaa myös sopimukset. Myös sopimukset poistetaan myös pysyvästi!
3. Avainten tuonti
Noudata alla olevia ohjeita tuodaksesi useita avaimia LivionKey-rekisteriin CSV-tiedoston avulla.
1. Lataa mallipohja avainten tuonnille
Siirry "Avaimet"-sivulle.
Valitse "Toiminnot"-pudotusvalikosta (3 pistettä sivun oikeassa yläkulmassa) "Tuo avaimia".
Klikkaa "LATAA MALLI" -painiketta tallentaaksesi CSV-tiedoston tietokoneellesi.
2. Täytä CSV-tiedosto
Avaa CSV-tiedosto tietokoneellasi ja lisää siihen tuotavien avainten tiedot. Älä muokkaa sarakkeiden otsikoita!
Pakolliset kentät:
Building Id OR Building customerId: Rakennuksen ID tai Asiakkaan ID (on vastattava järjestelmässä jo olemassa olevaa rakennusta tai asiakasta)
Customer keyId: Avaimen ID (yksilöllinen tunniste)
Select storage: Säilytyspaikka ("manualStorage" tai "device")
Muut kentät:
description: Säilytyspaikan kuvaus. Pakollinen, jos säilytyspaikka on "manualStorage".
LivionKey automat Id: Avainautomaatin ID. Pakollinen, jos säilytyspaikka on "device". Tuodut avaimet linkitetään tähän automaattiin.
Shared: Jos avain on avainautomaatissa, tulee määrittää onko avain jaettu avain (sallitaanko sopimukset, joilla on päällekkäiset voimassaoloajat).
RFID (hex): RFID/NFC -tunniste, jos avaimella on sellainen
Sopimukseen liittyvät kentät (valinnainen): Jos kentät on täytetty, avain merkitään luovutetuksi tuonnin yhteydessä.
handed over: jos valittu, avain on luovutettu
Start date: Sopimuksen alkamispäivämäärä
End date: Sopimuksen loppumispäivämäärä
Contact name: Yhteyshenkilön nimi
Company: Yritys
Phone number: Puhelinnumero (matkapuhelin)
Fixed phone number: Lankapuhelinnumero
Email: Sähköposti
Send email: Sähköposti-ilmoitukset (syötä "YES" ottaaksesi ilmoitukset käyttöön)
Send SMS: Tekstiviesti-ilmoitukset (syötä "YES" ottaaksesi ilmoitukset käyttöön)
Language (fi-fi / en-gb / sv-se / de-de): Kieli (fi-fi / en-gb / sv-se / de-de)
Huom!
Näin löydät rakennuksen ID:n tai asiakkaan oman ID:n:
Napsauta "Rakennukset" vasemmasta valikosta.
Etsi rakennus näkymästä ja kaksoisnapsauta sitä.
Rakennuksen ID:n ja asiakkaan oman ID näkyvät sivun oikeassa laidassa.
Tallenna tiedosto CSV-muodossa käyttäen pilkkua (,) tai puolipistettä (;) erottimena.
TÄRKEÄÄ!
Varmista, että tallennat tiedoston oikeassa muodossa. Tiedoston muodon/koodauksen tulee olla 65001: Unicode (UTF-8)!
3. Tiedoston tuonti
Klikkaa "LATAA TIEDOSTO" -painiketta ja valitse muokattu CSV-tiedosto tietokoneesi kansiosta. Sen jälkeen paina "VALIDOI".
Vahvista tuotavat avaimet klikkaamalla "DATAN TUONTI".
Kun avaimet on tuotu, järjestelmä näyttää yhteenvedon tuonnista.
Usean avaimen linkittäminen samaan sopimukseen:
Avaimet, joilla on identtiset sopimustiedot CSV:ssä, linkitetään automaattisesti samaan sopimukseen.
Jos avaimen haltija ei ole tiedossa, laita "Unknown" "Contact name" -kentään ja jätä muut kentät tyhjiksi.
Avainten ja sopimusten tuonti käsitellään tiedostokohtaisesti. Uusia avaimia ei lisätä järjestelmässä jo olemassa oleviin sopimuksiin, vaikka sopimustiedot vastaisivatkin.
Vinkkejä tiedoston lataamiseen:
Tiedostossa olevien sarakkeiden otsikkoja ei saa muuttaa, ne tulee kuten mallissa.
CSV-tiedosto voi sisältää enintään 1500 avainta.
Pakolliset kentät: Building ID or Customer ID, Customer KeyID ja Selected storage
Jos sopimuksen tiedot tuodaan:
- Yhteyshenkilön nimi on pakollinen.
- Alku- ja loppupäivämäärien on oltava muotoa VVVV-KK-PP.
- Puhelinnumeron on oltava kansainvälisessä muodossa (esim. +358401234567).
- Sähköpostiosoitteen muoto tarkistetaan.
- Customer KeyID:n on oltava yksilöllinen
Muistathan
Lisätietoja ja ohjeita LivionKey Registerin käyttöön löydät ohjekeskuksestamme tai ottamalla yhteyttä tukitiimiimme.