1. Ilmoitukset ja muistutukset loppukäyttäjälle
LivionKey Registerissä on seuraavat ilmoitukset loppukäyttäjälle:
Sopimus luotu:
Kuvaus: Ilmoittaa sopimuksen yhteyshenkilölle, että uusi avainsopimus on luotu, ja antaa ohjeet avainten noutamiseen tai palauttamiseen.
Lähetysajankohta: Välittömästi uuden sopimuksen luomisen jälkeen.
Sopimus päivitetty:
Kuvaus: Ilmoittaa sopimuksen yhteyshenkilölle, kun avainsopimusta on muutettu, ja antaa uudet ohjeet avainten noutamiseen tai palauttamiseen.
Lähetysajankohta: Välittömästi sopimuksen päivittämisen jälkeen.
Kuittaus avainten noudosta:
Kuvaus: Vahvistaa sopimuksen yhteyshenkilölle, että avain tai avaimet on noudettu.
Lähetysajankohta: Välittömästi avaimen noudon jälkeen.
Kuittaus avainten palautuksesta:
Kuvaus: Vahvistaa sopimuksen yhteyshenkilölle, että avain tai avaimet on palautettu.
Lähetysajankohta: Välittömästi avaimen palautuksen jälkeen.
Avainten palautus myöhässä:
Kuvaus: Ilmoittaa sopimuksen yhteyshenkilölle, kun yksi tai useampi avain on palauttamatta sopimuksen päättymiseen mennessä.
Lähetysajankohta: Sopimuksen päättyessä, jos avaimia ei ole palautettu. Ilmoitus lähetetään organisaatioyksikön asetuksissa määritetyn viiveen jälkeen, oletuksena heti. Jos muistutusten lähetysväli on asetettu, muistutuksia lähetetään, kunnes kaikki sopimuksen avaimet on palautettu.
Muistutus sopimuksen alkamisesta:
Kuvaus: Muistuttaa sopimuksen yhteyshenkilöä tulevan avainsopimuksen alkamisesta.
Lähetysajankohta: Lähetetään ennen sopimuksen alkua organisaatioyksikön asetusten mukaisesti. Oletuksena muistutus lähetetään 24 tuntia ennen sopimuksen alkamista.
Muistutus sopimuksen päättymisestä:
Kuvaus: Muistuttaa sopimuksen yhteyshenkilöä lähestyvästä sopimuksen päättymisestä.
Lähetysajankohta: Lähetetään ennen sopimuksen päättymistä organisaatioyksikön asetusten mukaisesti. Oletuksena muistutus lähetetään 24 tuntia ennen sopimuksen päättymistä. Muistutus lähetetään vain, jos tällä sopimuksella noudettua avainta ei ole vielä palautettu. Jos sopimuksen avaimia ei ole noudettu lainkaan, päättymisilmoitusta ei lähetetä. Vain palautus -sopimuksessa muistutus lähetetään, jos avainta ei ole vielä palautettu tällä sopimuksella.
Allekirjoituslinkki:
Kuvaus: Lähettää sopimuksen yhteyshenkilölle linkin sopimuksen allekirjoittamiseen.
Lähetysajankohta: Allekirjoituspyyntö lähetetään automaattisesti heti sopimuksen luomisen jälkeen, jos tämä ilmoitus on valittu sopimusta luotaessa.
2. Ilmoitusasetukset
2.1 Oletusasetukset ilmoituksille
Ylläpitäjä voi määrittää oletusasetukset loppukäyttäjien ilmoituksille organisaatioyksikkökohtaisesti. Järjestelmä käyttää näitä asetuksia oletuksena kaikille uusille sopimuksille.
Huom!
Ilmoitusasetukset periytyvät automaattisesti ylemmältä organisaatiotasolta alemmalle. Voit määrittää oletukset organisaatiosi päätasolle ja muokata alapuolella olevien yksittäisten organisaatioyksiköiden asetuksia tarpeen mukaan.
Ilmoitusten oletustoimitustavaksi voidaan määrittää:
Sähköposti-ilmoitukset (käytössä tai pois käytöstä)
SMS-ilmoitukset (käytössä tai pois käytöstä)
2.2 Muistutusasetukset
Alku- ja loppumuistutukset:
Määritä, kuinka kauan ennen sopimuksen alkamista tai päättymistä muistutukset lähetetään.
Palauttamatta jääneen avaimen muistutus: valitse Palauttamattoman avaimen ilmoitukset -osiossa Muokkaa. Palauttamattoman avaimen asetukset -ikkunassa on kaksi erillistä osaa:
Loppukäyttäjän ilmoitukset: määritä kenttiin Loppukäyttäjän ilmoitusviive (tunnit) ja Loppukäyttäjän ilmoitusviive (minuutit), kuinka kauan sopimuksen päättymisen jälkeen ensimmäinen ilmoitus lähetetään sopimuksen yhteyshenkilölle. Loppukäyttäjän muistutusten lähetysväli määrittää, kuinka usein uusia muistutuksia lähetetään.
Esihenkilön ilmoitukset: määritä lisävastaanottajien ilmoitusten ajoitus erikseen kentissä Esihenkilön viive (tunnit), Esihenkilön viive (minuutit) ja Esihenkilön muistutusten lähetysväli. Voit esimerkiksi lähettää ilmoituksen loppukäyttäjälle heti sopimuksen päätyttyä ja lisävastaanottajille vuorokautta myöhemmin.
Jos esihenkilön viivettä ei ole asetettu, lisävastaanottajat saavat ilmoituksen samaan aikaan kuin loppukäyttäjä.
Valitse lähetysväliksi Älä lähetä uudelleen, jos haluat lähettää vain ensimmäisen ilmoituksen.
Kun kaikki sopimuksen avaimet on palautettu, ilmoituksia ja muistutuksia ei enää lähetetä.
2.3 Ylläpitäjien lisävastaanottajat
Ylläpitäjät voivat lisätä itsensä tai muita käyttäjiä vastaanottamaan ilmoituksia avaintapahtumista.
Lisävastaanottajien Avainten palautus myöhässä -ilmoitusten ajoitus määritetään Esihenkilön ilmoitukset -osiossa (ks. kohta 2.2). Ensimmäinen ilmoitus lähetetään asetetun viiveen jälkeen ja seuraavat muistutukset asetetuin lähetysvälein. Jos lisävastaanottajille ei ole asetettu erillistä viivettä, he saavat ensimmäisen ilmoituksen samaan aikaan kuin loppukäyttäjä.
3. Ilmoitusten asettaminen sopimuksen luonnin yhteydessä
Kun luot sopimuksen LivionKey Registerissä, järjestelmä asettaa sille automaattisesti oletusilmoitusasetukset.
llmoitusten lähettäminen organisaatioyksikön oletusasetusten mukaan:
Ilmoitusasetusten muuttaminen:
Klikkaa "Lisäasetukset" -valintaa ja valitse sen jälkeen sopimukselle haluamasi ilmoitukset käytettävissä olevista vaihtoehdoista.
Huom!
Jos "Linkki sopimuksen allekirjoittamiseen" -ilmoitusta ei ole valittu sopimuksen luomisen yhteydessä, allekirjoituspyyntöä ei lähetetä sopimuksen yhteyshenkilölle. Ylläpitäjä voi kuitenkin tarvittaessa lähettää allekirjoituslinkin manuaalisesti sopimusnäkymästä sopimuksen luomisen jälkeen.
Huom!
Voit muokata halutessasi järjestelmän lähettämien sähköposti- ja SMS-viestien ulkoasua viestimallien avulla. Voit muokata malleja Organisaatio > Sähköposti- ja SMS-mallit -näkymässä.
Tarkempia ohjeita mallieditorin käyttämisestä sekä saatavilla olevista muuttujista löydät mallieditorin ohjevideosta, joka löytyy tästä artikkelista.
Muistathan:
Lisätietoja ja oppaita LivionKey Registerin käytöstä löydät ohjekeskuksestamme tai ottamalla yhteyttä tukitiimiimme.