1. Ilmoitukset ja muistutukset loppukäyttäjälle
LivionKey Registerissä on seuraavat ilmoitukset loppukäyttäjälle:
Sopimus luotu:
Kuvaus: Ilmoittaa sopimuksen yhteyshenkilölle uuden avainsopimuksen luomisesta ja antaa ohjeet avainten noutamiseen tai palauttamiseen.
Lähetysajankohta: Välittömästi uuden sopimuksen luomisen jälkeen.
Sopimus päivitetty:
Kuvaus: Ilmoittaa sopimuksen yhteyshenkilölle, kun avainsopimusta on muutettu, ja antaa uudet ohjeet avainten noutamiseen tai palauttamiseen.
Lähetysajankohta: Välittömästi sopimuksen päivittämisen jälkeen.
Avain noudettu -kuittaus:
Kuvaus: Lähettää sopimuksen yhteyshenkilölle kuittauksen, että avain tai avaimet on noudettu.
Lähetysajankohta: Välittömästi avaimen noudon jälkeen.
Avain palautettu -kuittaus:
Kuvaus: Lähettää sopimuksen yhteyshenkilölle kuittauksen, että avain tai avaimet on palautettu.
Lähetysajankohta: Välittömästi avaimen palautuksen jälkeen.
Myöhässä olevat avaimet:
Kuvaus: Ilmoittaa sopimuksen yhteyshenkilölle, kun yksi tai useampi avain on palauttamatta sopimuksen päättymiseen mennessä.
Lähetysajankohta: Sopimuksen päättyessä mikäli avaimia ei ole palautettu. Ilmoitus lähetetään organisaatioyksikön viiveasetusten mukaisesti (oletusarvoisesti heti).
Sopimuksen alkamisilmoitus:
Kuvaus: Muistuttaa sopimuksen yhteyshenkilöä tulevan avainsopimuksen alkamisesta.
Lähetysajankohta: Lähetetään ennen sopimuksen alkua organisaatioyksikön asetusten mukaisesti. Oletusaika on 24 tuntia ennen sopimuksen alkamista.
Sopimuksen päättymisilmoitus:
Kuvaus: Muistuttaa sopimuksen yhteyshenkilöä lähestyvästä sopimuksen päättymisestä.
Lähetysajankohta: Lähetetään ennen sopimuksen päättymistä organisaatioyksikön asetusten mukaisesti. Oletusaika on 24 tuntia ennen sopimuksen päättymistä.
Allekirjoituslinkki:
Kuvaus: Lähettää sopimuksen yhteyshenkilölle linkin sopimuksen allekirjoitusta varten.
Lähetysajankohta: Allekirjoituspyyntö lähetetään automaattisesti heti sopimuksen luomisen jälkeen, jos ilmoitusvaihtoehdoksi on valittu sopimuksen luonnin yhteydessä.
2. Ilmoitusasetukset
2.1 Oletusasetukset ilmoituksille
Ylläpitäjä voi määrittää oletusasetukset loppukäyttäjien ilmoituksille organisaatioyksikkökohtaisesti. Järjestelmä käyttää näitä asetuksia oletuksena kaikille uusille sopimuksille.
Huom!
Ilmoitusasetukset periytyvät automaattisesti ylemmältä organisaatiotasolta alemmalle. Voit määrittää oletukset organisaatiosi päätasolle ja muokata alapuolella olevien yksittäisten organisaatioyksiköiden asetuksia tarpeen mukaan.
Ilmoitusten oletustoimitustavaksi voidaan määrittää:
Sähköposti-ilmoitukset (käytössä tai pois käytöstä)
SMS-ilmoitukset (käytössä tai pois käytöstä)
2.2 Muistutusasetukset
Alku- ja loppumuistutukset:
Määritä, milloin muistutukset lähetetään (kuinka kauan ennen sopimuksen alkamista tai päättymistä).
Palauttamatta jääneen avaimen muistutus:
Viive ennen ensimmäisen muistutuksen lähettämistä.
Muistutusväli (kuinka usein uusia muistutuksia lähetetään).
2.3 Ylläpitäjien lisävastaanottajat
Ylläpitäjät voivat lisätä itsensä tai muita käyttäjiä vastaanottamaan ilmoituksia avaintapahtumista.
3. Ilmoitusten asettaminen sopimuksen luonnin yhteydessä
Kun luot sopimuksen LivionKey Registerissä, järjestelmä asettaa sille automaattisesti oletusilmoitusasetukset.
llmoitusten lähettäminen organisaatioyksikön oletusasetusten mukaan:
Ilmoitusasetusten muuttaminen:
Klikkaa "Lisäasetukset" -valintaa ja valitse sen jälkeen sopimukselle haluamasi ilmoitukset käytettävissä olevista vaihtoehdoista.
Huom!
Jos "Linkki sopimuksen allekirjoittamiseen" -ilmoitusta ei ole valittu sopimuksen luomisen yhteydessä, allekirjoituspyyntöä ei lähetetä sopimuksen yhteyshenkilölle. Ylläpitäjä voi kuitenkin tarvittaessa lähettää allekirjoituslinkin manuaalisesti sopimusnäkymästä sopimuksen luomisen jälkeen.
Huom!
Voit muokata halutessasi järjestelmän lähettämien sähköposti- ja SMS-viestien ulkoasua viestimallien avulla. Voit muokata malleja Organisaatio > Sähköposti- ja SMS-mallit -näkymässä.
Tarkempia ohjeita mallieditorin käyttämisestä sekä saatavilla olevista muuttujista löydät mallieditorin ohjevideosta, joka löytyy tästä artikkelista.
Muistathan:
Lisätietoja ja oppaita LivionKey Registerin käytöstä löydät ohjekeskuksestamme tai ottamalla yhteyttä tukitiimiimme.