1. Organisaatioyksiköiden hallinta
1.1 Uuden yksikön luominen
Siirry "Organisaatiot"-näkymään vasemman valikon pikalinkistä.
Valitse haluamasi yläyksikkö ja klikkaa "+"-painiketta.
Valitse pudotusvalikosta sopiva organisaatioyksikön tyyppi.
Anna uudelle yksikölle nimi.
Voit halutessasi antaa yksikölle oman tunnisteen (ID), jos haluat säilyttää käytössä olevan järjestelmän tai tunnisterakenteen.
Klikkaa "Tallenna".
1.2 Olemassa olevan yksikön muokkaaminen
Siirry "Organisaatiot"-näkymään vasemman valikon pikalinkistä.
Valitse organisaatioyksikkö, jota haluat muuttaa.
Klikkaa "Muokkaa"-painiketta "Yleinen"-välilehden "Tiedot"-osiossa.
Tee tarvittavat muutokset yksikön nimeen tai tyyppiin.
Voit tarvittaessa muokata myös yksikön omaa tunnistetta (ID).
Klikkaa "Tallenna".
1.3 Yksikön poistaminen
Yksikön poistaminen poistaa yksikön ja kaiken sen alle tallennetun tiedon. Tarvitset organisaatioyksiköiden muokkausoikeuden.
Siirry "Organisaatiot"-sivulle.
Valitse organisaatioyksikkö, jonka haluat poistaa.
Avaa kolmen pisteen valikko ja klikkaa "Poista".
Lue varoitus: Organisaatioyksikön poistaminen poistaa järjestelmästä yksikön ja kaiken siihen liittyvän tiedon. Tietojen poistamista ei voi peruuttaa.
Vahvista poisto. Yksikkö katoaa organisaatiopuusta, kun kaikki sen alla oleva on poistettu.
Mitä yksikön mukana poistetaan
Kaikki aliyksiköt ja niiden tiedot.
Yksikön avaimet, sopimukset, yhteystiedot, hälytykset, kommentit ja liitteet.
Käyttäjät, joilla oli pääsy vain tähän yksikköön. Käyttäjät, joilla on pääsy myös muihin yksiköihin, säilyttävät tunnuksensa, mutta heidän pääsynsä tähän yksikköön poistuu.
Avainautomaatteja ja muita laitteita ei poisteta: ne siirretään yläyksikköön, ja poistetun yksikön avaimet poistetaan niistä.
Poistoa ei voi perua. Jos yksikössä on vielä avaimia tai sopimuksia, jotka haluat säilyttää, pyydä Livionin tukea siirtämään ne ensin.
2. Perusasetukset
2.1 Kieli ja aikavyöhyke
Kieli- ja aikavyöhykeasetukset varmistavat, että organisaatiosi viestintä ja aikataulut toimivat oikein.
Oletuskielen ja -aikavyöhykkeen asettaminen
Ylimmälle "Organisaatio"-tasolle määrittämäsi kieli ja aikavyöhyke periytyvät kaikille hierarkian alemmille yksiköille.
Näin koko organisaatiolla on yhtenäiset asetukset, mutta voit tarvittaessa muuttaa niitä millä tahansa alemmalla tasolla.
Esimerkki:
Jos organisaatiosi toimii useassa maassa, voit luoda jokaiselle maalle oman organisaatioyksikön ja määrittää sille oman kielen ja aikavyöhykkeen. Näin kunkin toimipaikan käyttäjät näkevät tiedot ja saavat ilmoitukset omalla kielellään ja oikeaan aikaan.
Huom: Jos muutat organisaation oletusaikavyöhykettä sen jälkeen, kun avainautomaatti on asennettu, avainautomaatin aikavyöhyke on muutettava käsin sen omista asetuksista.
3. Sopimusasetukset
Sopimusasetukset määrittävät uusien sopimusten oletuskäytöksen, ja niillä voi myös pakottaa tietyn käytöksen. Sopimukset-välilehdellä voit määrittää sopimuksen voimassaolon, kulkuaikataulun oletukset, yhteystietohaun ja puhelinnumeron maatunnuksen oletukset, pääyhteyshenkilön pakolliset tiedot, sähköposti- ja tekstiviesti-ilmoitusten oletukset ja pakotukset, tunnistautumisen oletukset ja pakotukset, sopimusta luotaessa näytettävät valinnaiset kentät, sopimusohjeet sekä pakolliset tarkistukset.
Kaikki vaihtoehdot on kuvattu artikkelissa Organization contract settings (englanniksi).
4. Loppukäyttäjien viestimallien mukauttaminen
LivionKey Registerissä on joukko viestimalleja, joita mukauttamalla kaikki käyttäjille lähtevät ilmoitukset näyttävät yhtenäisiltä ja ammattimaisilta. Voit myös lisätä niihin yrityskohtaisia tietoja.
Lähettäjän tiedot
Mukauta sähköpostien ja tekstiviestien lähettäjätietoja, niin viestit näyttävät tulevan suoraan yritykseltäsi tai brändiltäsi. Tämä helpottaa viestien tunnistamista ja lisää luottamusta.
Sähköpostin lähettäjä:
Voit asettaa lähettäjän nimen. Vastaanottajalle lähettäjän osoite näkyy aina muodossa
lähettäjä@livionkey.com.Oletuksena sähköpostit lähetetään osoitteesta
LivionKey <[email protected]>.
SMS-lähettäjä:
Jos käytät tekstiviesti-ilmoituksia, lähettäjätieto näkyy tekstiviestin lähettäjänä puhelinnumeron sijaan.
Lähettäjätiedon pituus on 3–11 merkkiä. Voit käyttää kirjaimia A–Z, numeroita ja välilyöntejä, mutta lähettäjä ei voi koostua pelkistä numeroista. Samaa lähettäjätietoa käytetään myös sähköpostien lähettäjän nimenä.
Tekstiviestit suomalaisiin numeroihin (+358): Traficomin määräyksen mukaan tekstiviestin lähettäjänä saa näkyä vain operaattorille rekisteröity nimi. Organisaatiosi lähettäjänimeä käytetään vasta, kun Livion on rekisteröinyt sen. Siihen asti viestit suomalaisiin numeroihin lähetetään nimellä LivionKey. Pyydä lähettäjänimen rekisteröintiä Livionin tuesta ja kerro nimen tarkka kirjoitusasu isoine ja pienine kirjaimineen. Jos asetuksiin tallennettu lähettäjä eroaa rekisteröidystä nimestä vain isojen ja pienten kirjainten osalta, viesti lähetetään rekisteröidyllä kirjoitusasulla.
Muut maat: lähettäjänimi näkyy maissa, joiden operaattorit sallivat kirjaimia sisältävän lähettäjän. Muissa maissa viesti tulee puhelinnumerosta, ja joissakin maissa lähettäjänimi pitää rekisteröidä myös paikallisesti.
Logo
Lataa organisaatiosi logo. Se näkyy sähköpostimalleissa ja sovelluksen vasemmassa yläkulmassa.
Sähköposti-ilmoitusten ulkoasu
Sähköpostimalli on kaikkien käyttäjäilmoitusten pohja. Editorissa voit vaihtaa taustavärin ja esikatsella, miltä sähköposti näyttää.
Viestimallien editori
Admin-käyttäjät voivat mukauttaa viestejä vielä tarkemmin määrittämällä jokaiselle organisaatioyksikölle omat viestimallit useilla kielillä. Valitse Organisaatio > Viestimallit, valitse malli ja kieli ja valitse Muokkaa.
Sähköpostimallit avautuvat tekstieditoriin, jossa on:
Kappaletyylit: normaali teksti ja otsikot 1–3.
Sähköpostiin sopivat fontit (Arial, Georgia, Times New Roman, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS, Courier New) ja fonttikoot 10–28 px.
Lihavointi, kursivointi, alleviivaus, linkit sekä luettelomerkityt ja numeroidut luettelot.
Tekstin väri, taustaväri, tasaus, sisennys sekä kumoa ja tee uudelleen.
Wordista tai Google Docsista liitetty teksti säilyttää muotoilunsa. Fontit ja koot, joita editori ei tarjoa, korvataan lähimmällä tuetulla vaihtoehdolla, jotta sähköposti näyttää samalta kaikissa sähköpostiohjelmissa. Tekstiviestimallit ovat pelkkää tekstiä.
Lisää viestiin editorin vieressä luetellut muuttujat, esimerkiksi sopimuksen yhteyshenkilön nimi tai noutokoodi. Mallia ei voi tallentaa, jos siinä on tuntematon muuttuja tai ei yhtään muuttujaa. Valitse Esikatselu, niin näet ilmoituksen esimerkkitiedoilla ennen tallentamista.
Alla oleva video on tallennettu edellisellä editorilla. Muuttujat ja esikatselu toimivat samalla tavalla; vain muotoilutyökalurivi on muuttunut.
5. Valvontailmoitukset
Ota valvontailmoitukset käyttöön, niin saat ajoissa tiedon avainautomaattiesi tilasta ja avainten käytöstä. Voit valita organisaatiostasi henkilöt, jotka saavat ilmoitukset, jotta tilanteisiin voidaan reagoida nopeasti.
Käytettävissä olevat ilmoitukset:
Avain noudettu: Saat ilmoituksen, kun loppukäyttäjä noutaa avaimen.
Avain palautettu: Saat ilmoituksen, kun loppukäyttäjä palauttaa avaimen.
Avainta ei palautettu ajoissa: Saat hälytyksen, kun sopimus päättyy eikä avaimia ole palautettu. Voit myös lähettää sopimuksen yhteyshenkilölle muistutuksia valitsemin väliajoin, kunnes avaimet on palautettu.
Avainautomaatin hälytykset: Saat ilmoituksen laitteeseen liittyvistä ongelmista, jotka voivat vaatia toimenpiteitä:
Automaatin liikkuminen havaittu
Wi-Fi-yhteys katkesi
Virtajohto irrotettu
Akku vähissä
Yhteys katkesi
Avainautomaatti epäkunnossa (esim. avain estää oven sulkeutumisen)
6. Kaksivaiheisen tunnistautumisen pakottaminen
Voit parantaa tietoturvaa ottamalla kaksivaiheisen tunnistautumisen (2FA) käyttöön kaikille organisaation käyttäjille. Tällöin käyttäjien on kirjautuessaan annettava toinen tunniste, esimerkiksi mobiililaitteeseen tuleva koodi.
Yhteenveto
Määrittämällä nämä perusasetukset voit sovittaa LivionKey Registerin organisaatiosi tarpeisiin, sujuvoittaa viestintää ja varmistaa turvallisen ja tehokkaan avaintenhallinnan.
Muista
Lisätietoa ja ohjeita LivionKey Registerin käyttöön löydät ohjekeskuksestamme. Voit myös ottaa yhteyttä tukeemme.