Organisaation hallinnan Sopimukset-välilehdellä määrität, miten organisaatioyksikön uudet sopimukset toimivat. Asetukset periytyvät alemman tason organisaatioyksiköille, ellei niitä muuteta aliyksikössä.
Sopimusasetuksia käytetään pääasiassa kahteen tarkoitukseen:
Kun käyttäjä luo uuden sopimuksen, lomakkeen kenttiin täytetään määritetyt oletusarvot automaattisesti.
Pakotuksella estetään valittujen asetusten muuttaminen, jolloin käyttäjä ei voi tallentaa organisaation käytännön vastaista sopimusta.
Mistä asetukset löytyvät
Avaa LivionKey Register.
Siirry kohtaan Organisaatio.
Valitse organisaatioyksikkö, jonka asetuksia haluat muuttaa.
Avaa Sopimukset-välilehti.
Jos asetus on peritty ylemmältä organisaatioyksiköltä, välilehdellä näkyy siitä ilmoitus. Tallenna valitulle yksikölle omat asetukset valitsemalla kyseisessä osiossa Muokkaa.
Sopimusasetukset
Sopimusasetukset-osiossa määrität uusien sopimusten oletusarvot ja pakotukset.
Voimassaolo
Oletusalkuaika-asetus määrittää uuden sopimuksen oletusarvoisen alkamisajan.
Sopimuksen luomisajankohta: sopimus alkaa luontihetkestä.
Käytä mukautettua oletusalkamisaikaa: määritetty kellonaika täytetään sopimuslomakkeelle oletusarvoksi.
Sopimuksen voimassaolo -asetus määrittää, milloin uusi sopimus oletuksena päättyy. Luovutuslomakkeella täytetään saman asetuksen perusteella valmiiksi kenttä Palautettava viimeistään, kun lokeron varaukseksi on valittu Vapauta lokero avaimen noutamisen jälkeen, ja kenttä Avain on noudettava viimeistään, kun on valittu Vapauta lokero ja päätä sopimus avaimen noutamisen jälkeen. Jos asetuksena on Voimassa toistaiseksi, kentät jäävät tyhjiksi.
Voimassa toistaiseksi: päättymisaikaa ei aseteta oletuksena.
Kiinteä päättymisaika: sopimus päättyy määritettynä ajankohtana.
Kestoon perustuva päättymisaika: päättymisaika lasketaan alkamisajasta päivinä, tunteina ja minuutteina.
Aikataulut-asetus määrittää, ovatko pääsyaikataulut oletuksena käytössä sopimuksissa. Kun asetus on käytössä, sopimuksella voidaan rajata pääsy valittuihin aikaikkunoihin sopimuksen voimassaoloaikana.
Yhteystieto
Yhteystietohaun tyyppi -asetus määrittää, miten pääyhteyshenkilön haku käynnistyy sopimusta luotaessa.
Klikattaessa: käyttäjä käynnistää yhteystietohaun itse.
Automaattinen: järjestelmä hakee vastaavia yhteystietoja automaattisesti käyttäjän kirjoittaessa.
Puhelinnumeron oletusetuliite -asetus täyttää tyhjään puhelinnumerokenttään etuliitteen, esimerkiksi +358.
Kun Pääyhteyshenkilön sähköposti pakollinen -asetus on käytössä, pääyhteyshenkilölle on annettava kelvollinen sähköpostiosoite.
Kun Pääyhteyshenkilön matkapuhelin pakollinen -asetus on käytössä, pääyhteyshenkilölle on annettava matkapuhelinnumero.
Ilmoitukset
Sähköposti- ja SMS-ilmoitusten oletusasetukset määrittävät, mitä kautta pääyhteyshenkilö saa sopimusilmoitukset oletuksena.
Jokaisella kanavalla on myös pakotusasetus:
Jos pakotus ei ole käytössä, oletusarvo on vain lähtöarvo, jota käyttäjä voi muuttaa.
Jos pakotus on käytössä, valittu oletustila lukitaan.
Pakotus lukitsee ilmoituskanavan joko käyttöön tai pois käytöstä valitun oletusasetuksen mukaan.
Jos sähköposti-ilmoitukset on pakotettu käyttöön, pääyhteyshenkilöllä on oltava kelvollinen sähköpostiosoite. Jos SMS-ilmoitukset on pakotettu käyttöön, pääyhteyshenkilöllä on oltava puhelinnumero.
Vahvistus
Valitse Vahvistustapa-asetuksella, miten uusi sopimus oletuksena vahvistetaan.
Vaihtoehtoja voivat olla:
Tunnistusta ei vaadita
Allekirjoitus vaaditaan (allekirjoitus tabletilla tai puhelimella)
Vahva tunnistautuminen (Pankkitunnukset tai vastaava), kun ominaisuus on organisaation käytettävissä
Kun vahvistuksen pakotus on käytössä, valittu vahvistustapa on pakollinen. Sopimusta ei voi tallentaa muulla vahvistustavalla.
Sopimuksen luonnin valinnaiset kentät
Tämä osio määrittää, näytetäänkö valinnaiset kentät sopimuksen luontilomakkeella.
Sopimustunnus: näytä tai piilota Sopimustunnus-kenttä.
Pin-koodi: näytä tai piilota Pin-koodi-kenttä.
Piilotettuja kenttiä ei näytetä käyttäjille, kun he luovat uuden sopimuksen.
Sopimusohjeet
Sopimusohjeet opastavat käyttäjää sopimukseen liittyvien toimenpiteiden aikana.
Voit lisätä erilliset ohjeet:
Luovutusohjeet
Vastaanotto-ohjeet (vastaanotto tai palautus)
Ohjeella voi olla otsikko, muotoiltu tekstisisältö ja prioriteetti. Ohjeet periytyvät ylemmiltä organisaatioyksiköiltä. Perittyjä ohjeita voi lukea, mutta niitä ei voi muokata tässä yksikössä.
Ohjeet eivät estä käyttäjää suorittamasta toimenpidettä. Käytä pakollisia tarkistuksia, kun jokin vaihe on vahvistettava ennen toimenpiteen suorittamista.
Pakolliset tarkistukset
Käyttäjän on tehtävä pakolliset tarkistukset, ennen kuin hän voi suorittaa toimenpiteen loppuun.
Tarkistukseen voi kuulua:
Nimi
Valinnainen kuvaus
Vastaustyyppi
Yksi tai useampi toimenpide, jota tarkistus koskee
Vastaustyyppi määrittää, miten käyttäjä vahvistaa tehneensä tarkistuksen:
Valintaruutu: käyttäjä merkitsee tarkistuksen tehdyksi valitsemalla valintaruudun.
Vastauslista (käyttäjä valitsee yhden): käyttäjä valitsee yhden vastauksen määrittämästäsi listasta. Vastauksella voidaan esimerkiksi kirjata, minkä henkilöllisyystodistuksen asiakas esitti. Kun käyttäjä valitsee minkä tahansa vastauksen, tarkistus merkitään tehdyksi ja käyttäjä voi jatkaa toimenpidettä. Valittu vastaus tallennetaan tarkistuksen yhteyteen.
Kun valitset Vastauslista (käyttäjä valitsee yhden), ikkunassa näkyy kaksi vastauskenttää. Listassa on oltava vähintään kaksi vastausta, ja kukin vastaus voi olla enintään 75 merkkiä pitkä. Lisää vastauksia valitsemalla Lisää vastaus. Tarkistusta ei voi tallentaa, jos jokin vastaus on tyhjä.
Tuetut toimenpiteet ovat:
Mekaanisen avaimen luovutus
Mekaanisen avaimen vastaanotto
Mekaanisen avaimen palautus
iLOQ S5 -avaimen luovutus
iLOQ S5 -avaimen palautus
Jos toimenpiteeseen liittyy pakollinen tarkistus, käyttäjän on tehtävä tarkistus ennen toimenpiteen viimeistelyä. Tehdyt tarkistukset tallennetaan sopimuksen historiaan.
Tehdyt tarkistukset näkyvät kahdessa paikassa:
Sopimuksen tiedoissa on Pakolliset tarkistukset -osio. Osiossa luetellaan uusimmasta alkaen kaikki toimenpiteet, joihin liittyi tarkistuksia. Kunkin toimenpiteen yhteydessä näkyvät tarkistusten tekijä ja ajankohta. Jokaisen tarkistuksen kohdalla näkyy valittu vastaus tai, jos vastaustyyppi on valintaruutu, merkintä Tarkistettu. Osio sisältyy tulosteeseen, kun tulostat sopimuksen toiminnolla Tulosta.
Avaa sopimuksen Tapahtumat-paneelista luovutus-, vastaanotto- tai palautustapahtuma ja avaa sen Checks for this operation -osio. Näet jokaisen tehdyn tarkistuksen, valitun vastauksen, käyttäjän ja vahvistusajan.
Pakolliset tarkistukset periytyvät ylemmiltä organisaatioyksiköiltä. Perityt tarkistukset näytetään erikseen, jotta käyttäjät näkevät, mistä ne tulevat.