1. Yleiskatsaus
Sopimusohjeiden avulla avaimen luovutus- ja palautusprosessit voidaan yhdenmukaistaa.
Ylläpitäjät määrittävät ohjeet organisaatioyksikkötasolla (esim. organisaatio, alue, rakennus).
Käyttäjät näkevät määritetyt sopimusohjeet luovutuksen, palautuksen tai vastaanoton aikana "Ohjeet" -painikkeesta.
Ohjeet ovat vain informatiivisia: ne eivät estä tai keskeytä sopimusprosessin etenemistä.
Ohjeet periytyvät: käyttäjä näkee automaattisesti valitun organisaatioyksikön ja sen ylätason yksiköiden sopimusohjeet
Vaaditut käyttöoikeudet:
Ohjeiden määrittäminen: Käyttäjällä on oltava oikeus muokata organisaatioyksikköä (ylläpito-oikeudet).
Ohjeiden tarkastelu: Käyttäjällä on oltava oikeus luoda ja muokata sopimuksia kyseisessä organisaatioyksikössä.
2. Käyttöönotto ja määrittäminen
Klikkaa Organisaatio vasemman valikon Hallinta -osiosta.
Valitse organisaatioyksikkö, jonka sopimusohjetta haluat muokata (esim. rakennus).
Avaa Sopimukset -välilehti.
Klikkaa Lisää ohje -linkkiä Sopimusohjeet -osiosta ja valitse jompikumpi:
Luovutusohjeet (näytetään luovutuksen aikana)
Vastaanotto-ohjeet (näytetään palautuksen ja vastaanoton aikana)
Kirjoita ohjeen sisältö tekstieditorilla ja tallenna.
Vihje!
Sopimusohjetta voi muotoilla tekstieditorissa kattavasti. Editori tukee mm. seuraavia muotoiluja:
lihavointi / kursivointi / alleviivaus
luettelot (luettelomerkit ja numerointi)
otsikot
linkit
Vinkkejä ohjeiden luontiin:
Pidä ohjeet lyhyinä ja ytimekkäinä
Sijoita yleiset ohjeet hierarkiassa korkealle (esim. organisaatiotasolle) ja paikalliset ohjeet alemmalle tasolle (esim. rakennus).
Tarkista ohjeet säännöllisesti, erityisesti jos toimintatapoihin tai käytäntöihin on tullut muutoksia.
Vältä arkaluonteisia henkilötietoja ohjeissa (henkilötunnukset, puhelinnumerot jne).
3. Ohjeiden tarkastelu
Sopimusohjeet näytetään seuraavasti:
Avaimen luovutus: Luovutusohjeet
Avaimen palautus: Vastaanotto-ohjeet
Avaimen vastaanotto: Vastaanotto-ohjeet
Klikkaa Ohjeet -painiketta avoinna olevan näkymän oikeasta yläosasta.
Sopimusohjeet avautuvat omaan osioonsa (tietokoneella oikealle avautuva paneeli, mobiililaitteella alareunasta nouseva ikkuna).
Ohjeet on ryhmitelty automaattisesti niiden organisaatioyksiköiden perusteella, joihin ne on määritetty.
Voit sulkea sopimusohje-osion milloin tahansa ja jatkaa järjestelmän käyttöä normaalisti.
4. Usein kysytyt kysymykset
K: Miksi en näe Ohjeet-painiketta?
Painike tulee näkyviin vain silloin, kun avaintoimintoon (nouto tai palautus) on määritetty sopimusohjeita. Jos ohjeita ei ole lisätty organisaatioyksikköön (tai sinulla ei ole oikeuksia nähdä niitä), painiketta ei näytetä.
K: Mitkä ohjeet näytetään, jos sopimukseen kuuluu avaimia useista eri rakennuksista?
Ohjeet näytetään jokaisen avaimen organisaatioyksiköstä ja niiden yläpuolella olevista organisaatioyksiköistä.
K: Täytyykö minun kuitata tai vahvistaa ohjeet luetuiksi?
Ei. Ohjeet ovat vain tiedoksi, eivätkä ne sopimuksen tietojen tallentamista tai lähettämistä.
K: Voinko muuttaa ohjeiden järjestystä manuaalisesti?
V: Et tällä hetkellä. Ohjeet ryhmitellään automaattisesti niiden organisaatioyksiköiden perusteella, joihin ne on määritetty.