Siirry pääsisältöön

Sopimuksen allekirjoittaminen ja allekirjoituspäätteet

Kerää sopimusten allekirjoitukset henkilökunnan laitteella, allekirjoituslinkillä tai toimistossa linkitetyllä allekirjoituspäätteellä.

Tekijä: Yassine Jouahri

Käytä sopimuksen allekirjoitusta silloin, kun asiakkaan täytyy allekirjoittaa sopimuksen ennen avainten luovutusta, palautusta tai muuta sopimukseen liittyvää toimenpidettä.

LivionKey Register tukee kolmea allekirjoitustapaa:

  • Allekirjoita tällä laitteella

  • Lähetä allekirjoituslinkki

  • Lähetä päätteelle

Allekirjoituspääte on asiakkaalle tarkoitettu erillinen näyttölaite, yleensä toimistossa oleva tabletti tai kioskinäyttö. Henkilökunta valitsee sopimuksen KeyRegisterissä ja lähettää sen päätteelle. Asiakas tarkistaa tiedot ja allekirjoittaa ne päätteellä.

Milloin mitäkin allekirjoitustapaa kannattaa käyttää

Tapa

Sopii parhaiten

Missä asiakas on

Allekirjoita tällä laitteella

Tilanteisiin, joissa asiakas on paikan päällä ja voi käyttää henkilökunnan laitetta hetken

Vastaanotossa tai tiskillä

Lähetä allekirjoituslinkki

Etäallekirjoitukseen asiakkaan omalla puhelimella tai tietokoneella

Missä tahansa

Lähetä päätteelle

Toimistolla tehtävään allekirjoitukseen erillisellä asiakaslaitteella

Toimistolla

Ennen kuin aloitat

Kaikissa allekirjoitustavoissa:

  • Sopimuksessa täytyy olla käytössä allekirjoitusvahvistus.

  • Sopimuksen täytyy edelleen odottaa allekirjoitusta.

  • Käyttäjällä täytyy olla oikeus sopimukseen ja siihen liittyvään organisaatioyksikköön.

  • Sopimusta ei saa olla jo allekirjoitettu.

Kun käytetään allekirjoituspäätettä:

  • Oikealle organisaatioyksikölle täytyy olla luotu allekirjoituspääte.

  • Päätteen täytyy olla linkitetty.

  • Päätteen täytyy olla yhdistetty verkkoon.

  • Päätteellä ei saa olla toista allekirjoitusta kesken.

Paras käyttökokemus saadaan, kun päätelaite on vaakasuunnassa.

Suositeltu laitekokoonpano allekirjoituspäätteelle

Suosittelemme allekirjoituspäätteeksi nykyaikaista 10–11 tuuman tablettia. Esimerkiksi 11 tuuman Samsung Galaxy Tab A9+ tarjoaa riittävästi tilaa sopimuksen tietojen, liitteiden ja allekirjoitusalueen näyttämiseen.

Vastaanottoon tai asiakaspalvelupisteeseen sopii tukeva, lukittava pöytäteline, joka mahdollistaa:

  • vaakasuuntaisen käytön

  • turvallisen käytön tiskillä tai pöydällä

  • siistin kaapeloinnin latausta varten

  • yhteensopivuuden valitun tabletin kanssa

Ammattikäyttöön tarkoitettu kioskiteline, esimerkiksi valitulle tabletille mitoitettu Bouncepad Counter, on hyvä vaihtoehto.

Allekirjoita tällä laitteella

Käytä tätä vaihtoehtoa, kun asiakas on paikalla ja voi allekirjoittaa samalla laitteella, jota henkilökunta käyttää.

  1. Avaa sopimus, joka odottaa allekirjoitusta.

  2. Valitse Lisää allekirjoitus.

  3. Valitse Allekirjoita tällä laitteella.

  4. Anna asiakkaan tarkistaa sopimuksen ja mahdolliset liitteet.

  5. Anna asiakkaan piirtää allekirjoitus ja vahvistaa sen.

  6. Kun allekirjoitus on tallennettu, jatka normaalia sopimusprosessiin.

Tämä on nopein tapa hoitaa allekirjoitus paikan päällä silloin, kun erillistä asiakaslaitetta ei tarvita. Asiakasta ei pidä jättää yksin laitteen kanssa, jos näytöllä voi näkyä muuta henkilökunnalle tarkoitettua sisältöä.

Lähetä allekirjoituslinkki

Käytä tätä vaihtoehtoa, kun asiakas allekirjoittaa omalla laitteellaan.

  1. Avaa sopimus, joka odottaa allekirjoitusta.

  2. Valitse Lähetä allekirjoituslinkki.

  3. Tarkista vastaanottajan tiedot.

  4. Lähetä allekirjoituspyyntö.

  5. Asiakas avaa linkin, tarkistaa sopimuksen, allekirjoittaa sen ja lähettää vahvistuksen.

  6. Päivitä tai avaa sopimus uudelleen, jos tila ei päivity heti.

Allekirjoituslinkki on sopimuskohtainen. Käsittele sitä luottamuksellisesti ja lähetä se vain oikealle allekirjoittajalle.

Allekirjoituspäätteen luominen ja linkitys

Allekirjoituspäätteiden hallinta vaatii siihen tarkoitettua käyttöoikeutta.

  1. Avaa Allekirjoituspäätteet-hallinta.

  2. Valitse Uusi allekirjoituspääte.

  3. Anna päätteelle selkeä nimi, esimerkiksi vastaanoton, toimipisteen tai laitteen mukaan.

  4. Valitse organisaatioyksikkö.

  5. Valitse halutessasi päätteen oletuskieli.

  6. Luo pääte.

  7. Avaa päätteen osoite tabletilla tai kioskilaitteella.

  8. Syötä KeyRegisterissä näkyvä 6-numeroinen linkityskoodi.

Linkityskoodi on voimassa vain lyhyen ajan ja vanhenee 5 minuutissa. Jos koodi vanhenee, luo uusi koodi päätteen tiedoista ja syötä se laitteelle.

Kun linkitys onnistuu, päätteen tila vaihtuu linkitystä vaativasta tilaan aktiivinen. Kun laite on yhdistetty, se näkyy online-tilassa ja odottaa sopimusta.

Sopimuksen lähettäminen allekirjoituspäätteelle

Käytä tätä vaihtoehtoa, kun asiakas on paikan päällä ja käytettävissä on linkitetty allekirjoituspääte.

  1. Avaa sopimus, joka odottaa allekirjoitusta.

  2. Valitse Lisää allekirjoitus.

  3. Valitse Lähetä päätteelle.

  4. Valitse vapaa ja online-tilassa oleva pääte.

  5. Vahvista lähetys.

  6. Ohjaa asiakasta käyttämään allekirjoituspäätettä.

  7. Asiakas tarkistaa sopimuksen ja liitteet, allekirjoittaa ne ja vahvistaa allekirjoituksensa.

  8. Seuraa etenemistä allekirjoituksen tilanäkymästä.

  9. Kun allekirjoitus on valmis, sopimus päivittyy allekirjoitetuksi ja pääte palaa odotustilaan.

Jos käytettävissä on vain yksi vapaa, linkitetty ja online-tilassa oleva pääte, KeyRegister voi lähettää sopimuksen sille automaattisesti ilman erillistä päätteen valintaa.

Yhdellä päätteellä voi olla vain yksi allekirjoitus kerrallaan. Jos pääte on varattu, odota nykyisen allekirjoituksen valmistumista tai peruuta se ennen uuden sopimuksen lähettämistä.

Päätteellä olevan allekirjoituksen peruuttaminen

Peruuta allekirjoitus, jos valitsit väärän sopimuksen tai päätteen, tai jos asiakkaan ei pidä jatkaa allekirjoitusta kyseisellä laitteella.

Peruutuksen jälkeen:

  • pääte palaa odotustilaan

  • asiakas ei voi enää allekirjoittaa peruttua sopimusta kyseisellä päätteellä

  • henkilökunta voi aloittaa allekirjoituksen uudelleen, jos sopimus edelleen odottaa allekirjoitusta

Linkitä uudelleen, pura linkitys tai poista pääte

Näitä toimintoja käytetään silloin, kun päätelaite vaihdetaan, katoaa, ei ole enää luotettava tai halutaan siirtää se toiseen käyttöön.

  • Linkitä uudelleen tai luo uusi linkityskoodi, jos pääte täytyy yhdistää uudelleen.

  • Pura linkitys Poistaa nykyisen laiteyhteyden, jolloin aiemmin yhdistetty laite ei enää toimi kyseisenä allekirjoituslaitteena.

  • Poistaminen poistaa allekirjoituspäätteen pysyvästi ja lopettaa olemassa olevan linkityksen toiminnan.

Laite voi purkaa oman linkityksensä itse vain silloin, kun se ei saa yhteyttä reaaliaikapalveluun. Näin estetään se, että asiakas voisi irrottaa toimivan päätteen normaalin käytön aikana.

Mitä asiakas näkee

Kun allekirjoitus tehdään samalla laitteella, asiakas tarkistaa sopimuksen ja allekirjoittaa sen henkilökunnan laitteella.

Kun käytetään allekirjoituslinkkiä, asiakas avaa linkin selaimessa, tarkistaa sopimuksen, allekirjoittaa sen ja lähettää vahvistuksen.

Kun käytetään allekirjoituspäätettä, sopimus avautuu automaattisesti linkitetylle laitteelle. Asiakkaan ei tarvitse syöttää sopimusnumeroa, päätteen nimeä tai allekirjoituslinkkiä.

Ongelmatilanteet

Sopimuksessa ei näy allekirjoitusvaihtoehtoja

Tarkista, että:

  • sopimuksessa on käytössä allekirjoitusvahvistus

  • sopimus edelleen odottaa allekirjoitusta

  • sopimusta ei ole jo allekirjoitettu

  • käyttäjällä on oikeus kyseiseen sopimukseen

Allekirjoituslinkki ei tullut perille

Tarkista, että:

  • asiakkaan sähköpostiosoite tai puhelinnumero on oikein

  • ilmoitukset ovat organisaatiossa käytössä ja toimivat

  • allekirjoituspyyntö lähetettiin onnistuneesti

  • asiakas on tarkistanut roskapostin tai viestisuodatuksen

Tarvittaessa lähetä allekirjoituslinkki uudelleen.

Allekirjoituspäätteitä ei ole saatavilla

Tarkista, että:

  • oikealle organisaatioyksikölle on luotu pääte

  • käyttäjällä on oikeus kyseiseen organisaatioyksikköön

  • pääte on linkitetty

  • pääte on online-tilassa

  • pääte ei ole jo varattu

Sopimus ei tullut päätteelle

Tarkista, että:

  • oikea pääte on valittu

  • pääte on online-tilassa

  • pääte ei ole varattu

  • päätteen linkitystä ei ole purettu eikä päätettä ole poistettu

Kokeile peruuttaa allekirjoitus ja lähettää sopimuksen uudelleen.

Päätteellä näkyy yhteysvirhenäkymä

Tarkista, että:

  • tabletilla tai kioskilaitteella on internetyhteys

  • palvelu on tavoitettavissa toimiston verkosta

  • selaimessa on edelleen tallessa linkitetyn päätteen profiili

Jos laite ei yhdisty uudelleen ja linkitys täytyy nollata, pura linkitys ja tee se uudelleen.

Henkilökunta näkee yhteysvaroituksen asiakkaan allekirjoittaessa

Tilapäinen reaaliaikayhteyden katkos ei aina estä allekirjoitusta, jos sopimus on jo ehtinyt avautua päätteelle. Asiakas voi jatkaa, jos allekirjoitusnäkymä on edelleen näkyvissä. Jos lopullinen vahvistus epäonnistuu, allekirjoitus kannattaa yrittää uudelleen samalta näkymältä.

Asiakas allekirjoitti, mutta sopimus näyttää edelleen allekirjoittamattomalta

Tarkista, että:

  • asiakas suoritti loppuun myös viimeisen vahvistusvaiheen

  • asiakkaan näytöllä ei näkynyt virheilmoitusta

  • henkilökunta päivitti näkymän tai avasi sopimuksen uudelleen

  • taustalla ei ole tilapäistä viivettä palvelussa tai ilmoituksissa

Jos sopimus näkyy edelleen allekirjoittamattomana, käy allekirjoitusprosessi läpi uudelleen tai ota yhteyttä tukeen. Liitä mukaan sopimuksen tunniste, päätteen nimi ja allekirjoituksen ajankohta.

Tietoturva

  • Älä jaa julkista allekirjoituslinkkiä kenellekään muulle kuin tarkoitetulle allekirjoittajalle.

  • Älä kopioi linkityskoodia lokeihin tai tukipyyntöihin.

  • Älä tallenna päätteen tunnistetietoja manuaalisesti.

  • Pura linkitys tai poista allekirjoituspääte, jos fyysinen laite katoaa, vaihdetaan tai siihen ei enää luoteta.

  • Allekirjoituspääte ei ole henkilökunnan työasema eikä sitä pidä käyttää hallinnollisiin tehtäviin.

Pikavalinta

Tilanne

Suositeltu toiminto

Asiakas on tiskillä ja voi käyttää henkilökunnan laitetta hetken

Allekirjoita tällä laitteella

Asiakas ei ole paikalla

Lähetä allekirjoituslinkki

Asiakas on toimistolla ja käytettävissä on erillinen allekirjoituslaite

Lähetä päätteelle

Henkilökunta valitsi väärän päätteen tai sopimuksen

Peruuta allekirjoitus ja aloita uudelleen

Päätelaite vaihdettiin

Linkitä uudelleen

Päätelaite katosi tai sitä ei enää haluta käyttää

Pura linkitys tai poista pääte

Aiheeseen liittyvät artikkelit
LivionKey Register: Ilmoitusten määrittäminen loppukäyttäjille ja ylläpitäjille
Vastasiko tämä kysymykseesi?