Yleiskatsaus
Kaksi ominaisuutta auttaa, kun luovutus ei mene aivan suunnitellusti:
Ominaisuus | Käytä, kun | Mitä tallennetaan |
Avainten poistaminen tallennetulta sopimukselta | Asiakas nouti vain osan avaimista, eikä loppuja noudeta | Avaimen poisto kirjataan sopimuksen avainhistoriaan. Merkintään tallennetaan nimesi ja poistoajankohta. |
Vain nouto -sopimus ja noutomääräaika | Sopimuksen pitää päättyä heti, kun avain noudetaan, esimerkiksi kun autokorjaamo luovuttaa autojen avaimia | Sopimus päättyy, kun avain noudetaan, tai vanhenee määräajan umpeutuessa, jos avainta ei noudeta. |
Ennen kuin aloitat
Avainten poistaminen:
Tarvitset oikeuden muokata sopimuksia.
Sopimuksen on oltava mekaanisten avainten luovutussopimus. Palautussopimuksen avaimia ei voi poistaa.
Voit poistaa vain avaimia, joita ei ole vielä noudettu. Avain, jonka asiakas on jo noutanut, jää sopimukseen.
Vain nouto -sopimukset:
Avaimet säilytetään LivionKey-automaatissa. Avaimen lokeron varaus -osio näytetään vain automaatin avaimille ja vain, kun sopimuksessa ei käytetä pääsyaikataulua.
Lokeron vapauttavat vaihtoehdot (Vapauta lokero avaimen noutamisen jälkeen ja Vapauta lokero ja päätä sopimus avaimen noutamisen jälkeen) ovat käytettävissä mekaanisten avainten luovutuksissa. iLOQ S5 -luovutuksissa käytetään vaihtoehtoa Varaa sopimuskaudeksi.
Avainten poistaminen tallennetulta sopimukselta
Avaa sopimus ja valitse oikeasta yläkulmasta muokkauskuvake.
Poista avainosiosta avainrivi, jota et enää tarvitse. LivionKey Register kysyy Poistetaanko avain sopimukselta? ja kertoo, että poisto kirjataan sopimuksen avainhistoriaan.
Vahvista poisto ja tallenna sopimus. Poisto tulee voimaan vasta, kun tallennat sopimuksen.
Tallennuksen jälkeen sopimuksen tiedoissa näkyy Sopimukselta poistetut avaimet -osio, jossa luetellaan poistetut avaimet, poistajat ja poistoajat. Sopimuksen tapahtumahistoriaan tulee Sopimus muokattu -merkintä, jossa luetellaan poistetut avaimet. Automaatti päivitetään samalla, joten poistettua avainta ei voi enää noutaa sopimuksen PIN-koodilla.
Jos poistettu avain kuuluu avainnippuun, myös kaikki muut saman nipun avaimet poistetaan sopimukselta. LivionKey Register varoittaa tästä ennen poiston vahvistamista.
Vain nouto -sopimuksen luominen
Aloita avaimen luovutus tavalliseen tapaan.
Valitse Avaimen lokeron varaus -osiosta Vapauta lokero ja päätä sopimus avaimen noutamisen jälkeen.
Määritä halutessasi noutomääräaika kenttään Avain on noudettava viimeistään. Kenttään täytetään valmiiksi määräaika organisaation sopimusasetuksissa määritetyn oletusvoimassaolon perusteella. Tyhjennä kenttä, jos asiakas saa noutaa avaimen milloin tahansa.
Täytä loput sopimuksen tiedot ja tallenna.
Lokeron varauksen kolme vaihtoehtoa toimivat seuraavasti:
Varaa sopimuskaudeksi: lokero pysyy varattuna sopimuksen päättymiseen asti, ja avain on palautettava samaan automaattiin.
Vapauta lokero avaimen noutamisen jälkeen: lokero vapautuu, kun asiakas noutaa avaimen. Sopimus on voimassa kentässä Palautettava viimeistään olevaan päivämäärään asti. Päivämäärä täytetään valmiiksi organisaation oletusvoimassaolon perusteella. Päivämäärää voi muuttaa tai kentän tyhjentää. Sopimuksen muistutukset lähetetään tämän päivämäärän mukaan. Kun avain tuodaan takaisin, kirjaa palautus Palauta Avain -näkymässä.
Vapauta lokero ja päätä sopimus avaimen noutamisen jälkeen: lokero vapautuu ja sopimus päättyy heti, kun asiakas noutaa avaimen. Tämä on vain nouto -sopimus.
Lokeron varauksen oletusasetuksen määrittäminen organisaatioyksikölle
Siirry kohtaan Organisaatio, valitse yksikkö ja avaa Sopimukset-välilehti.
Valitse Lokeron varaus -osiossa Muokkaa ja määritä haluamasi vaihtoehto kohdassa Oletusvaraus.
Tallenna asetukset. Valitsemasi vaihtoehto on valmiiksi valittuna tämän yksikön ja sen aliyksiköiden luovutuslomakkeilla.
Tämän välilehden muut asetukset on kuvattu artikkelissa Organisaation sopimusasetukset.
Mitä vain nouto -sopimuksella näkyy
Sopimuslomakkeella näkyy päättymispäivän sijaan Päättyy avaimen noutoon. Jos noutomääräaika on asetettu, se näkyy kohdassa Avain on noudettava viimeistään.
Kun avain odottaa automaatissa, sopimus on voimassa ja asiakas saa tavalliset noutoilmoitukset.
Kun asiakas noutaa avaimen, sopimus päättyy, ja sen tilana näkyy listalla Vain nouto - Avaimet on haettu. Avain näkyy poissa olevana, eikä siihen liity voimassa olevaa sopimusta.
Jos määräaika umpeutuu ennen kuin avain noudetaan, sopimus vanhenee ja avain jää lokeroon.
Toiminta ja rajoitukset
Avaimen poistamista sopimuksesta ei voi perua. Muokkauslomakkeella ei voi lisätä avaimia tallennettuun sopimukseen, joten jos poistit väärän avaimen, luovuta se uudelleen valinnalla Tee muutossopimus. Katso Duplicate, amend, and link contracts (englanniksi).
Poistettuja avaimia ei lasketa noudetuiksi avaimiksi sopimuslistalla eikä vienneissä.
Vain nouto -sopimuksella ei seurata avaimen palautusta. Kun avain palautetaan, kirjaa palautus Palauta Avain -näkymässä tai palautussopimuksella.
Organisaation oletusvarausta ei käytetä, jos luovutuslomakkeella ei näytetä Avaimen lokeron varaus -osiota. Näin on esimerkiksi silloin, kun sopimuksessa käytetään pääsyaikataulua.
Vianmääritys
Avainta ei voi poistaa
Viesti Sopimukselta voi poistaa vain avaimia, jotka odottavat vielä noutoa. tarkoittaa, että asiakas on jo noutanut avaimen tai että sopimus on palautussopimus. Palauta avain tavalliseen tapaan.
Nouto- tai palautuspäivänä näkyy päivämäärä, jota en valinnut
Kentät Avain on noudettava viimeistään ja Palautettava viimeistään täytetään valmiiksi organisaation sopimusasetuksissa määritetyn oletusvoimassaolon perusteella. Muuta päivämäärää tai tyhjennä kenttä tarvittaessa ennen tallennusta. Jos kenttä Avain on noudettava viimeistään on tyhjä, asiakas saa noutaa avaimen milloin tahansa. Jos kenttä Palautettava viimeistään on tyhjä, sopimus on voimassa toistaiseksi.
Lokeron varaus -osio puuttuu luovutuslomakkeelta
Osio näytetään vain LivionKey-automaatissa säilytettäville avaimille ja vain, kun sopimuksessa ei käytetä pääsyaikataulua. Jaetuille avainnipuille ja manuaalisessa säilytyksessä oleville avaimille sitä ei näytetä.
Usein kysytyt kysymykset
Saako asiakas ilmoituksen, kun avain poistetaan?
Kun tallennat muokatun sopimuksen, LivionKey Register lähettää Sopimus päivitetty -ilmoituksen, jos ilmoitus on käytössä sopimuksessa. Itse poisto kirjataan sopimuksen historiaan.
Voinko poistaa avaimen iLOQ S5 -sopimukselta?
Et. Avainten poistaminen koskee mekaanisten avainten sopimuksia.
Mitä lokerolle tapahtuu, kun avain poistetaan?
Automaatti päivitetään heti, eikä poistettua avainta voi noutaa sopimuksen PIN-koodilla. Avain jää lokeroonsa ja on vapaana luovutettavaksi.
Tarvitsetko apua?
Ota yhteyttä Livionin tukeen osoitteessa [email protected]. Ilmoita organisaatio, sopimustunnus, avaimen tunnus, käyttämäsi toiminto, tapahtuman likimääräinen ajankohta ja aikavyöhyke sekä näytöllä näkyvä virheilmoitus. Älä lähetä allekirjoituksia, henkilöllisyyden varmennukseen liittyviä tietoja tai tunnuksia.