LivionKey rekisterin monipuolinen ilmoitusjärjestelmä tarjoaa ennakoivaa avainhallintaa pitämällä osapuolet ajan tasalla avainten tilasta. Tämä artikkeli opastaa sinua määrittämään eri ilmoitustyypit, kuten viivästyneiden avainten muistutukset ja sopimuksiin liittyvät ilmoitukset.
Loppukäyttäjien ilmoitukset ja muistutukset
LivionKey-rekisteri tarjoaa useita ilmoitustyyppejä avainhallinnan sujuvoittamiseen. Tässä kuvaus jokaisesta tyypistä, sen tarkoituksesta ja ajankohdasta, jolloin se lähetetään:
Sopimus luotu:
Kuvaus: Ilmoittaa sopimuksen yhteyshenkilölle uuden avainsopimuksen luomisesta ja antaa ohjeet avainten noutamiseen tai palauttamiseen.
Lähetysajankohta: Välittömästi uuden sopimuksen luomisen jälkeen.
Sopimus päivitetty:
Kuvaus: Ilmoittaa sopimuksen yhteyshenkilölle, kun avainsopimusta on muutettu, ja antaa uudet ohjeet avainten noutamiseen tai palauttamiseen.
Lähetysajankohta: Välittömästi sopimuksen päivittämisen jälkeen.
Avain noudettu -kuitti:
Kuvaus: Lähettää sopimuksen yhteyshenkilölle kuitin, että avain tai avaimet on noudettu.
Lähetysajankohta: Välittömästi avaimen noudon jälkeen.
Avain palautettu -kuitti:
Kuvaus: Lähettää sopimuksen yhteyshenkilölle kuitin, että avain tai avaimet on palautettu.
Lähetysajankohta: Välittömästi avaimen palautuksen jälkeen.
Myöhässä olevat avaimet:
Kuvaus: Ilmoittaa sopimuksen yhteyshenkilölle, kun yksi tai useampi avain on palauttamatta määräajassa.
Lähetysajankohta: Sopimuksen päättyessä ja avaimia ei ole palautettu. ilmoitus lähetetään organisaatioyksikön viiveasetusten mukaisesti tai oletusarvoisesti välittömästi.
Sopimuksen alkamisilmoitus:
Kuvaus: Muistuttaa sopimuksen yhteyshenkilöä tulevan avainsopimuksen alkamisesta.
Lähetysajankohta: Lähetetään ennen sopimuksen alkua organisaatioyksikön asetusten mukaisesti. Oletusaika on 24 tuntia ennen alkua.
Sopimuksen päättymisilmoitus:
Kuvaus: Muistuttaa sopimuksen yhteyshenkilöä lähestyvästä sopimuksen päättymisestä.
Lähetysajankohta: Lähetetään ennen sopimuksen päättymistä organisaatioyksikön asetusten mukaisesti. Oletusaika on 24 tuntia ennen päättymistä.
Allekirjoituslinkki:
Kuvaus: Lähettää sopimuksen yhteyshenkilölle yksilöllisen linkin sopimuksen allekirjoitusta varten.
Lähetysajankohta: Allekirjoituspyyntö lähetetään automaattisesti heti sopimuksen luomisen jälkeen, jos ilmoitusvaihtoehdoksi on valittu sopimuksen luonnin yhteydessä.
Loppukäyttäjän ilmoitusasetukset
Oletusasetukset ilmoituksille
Käyttäjät voivat määrittää organisaatioyksikkö kohtaiset oletusasetukset loppukäyttäjien ilmoituksille. Näitä oletusasetuksia käytetään valmiiksi täytettyinä vaihtoehtoina, kun uusia sopimuksia luodaan, nopeuttaen sopimuksen luontia.
Jokaisen saatavilla olevan ilmoitustyypin osalta ylläpitäjät voivat määrittää seuraavat toimitustavat oletusasetuksiksi:
Sähköposti-ilmoitukset (käytössä tai pois käytöstä)
SMS-ilmoitukset (käytössä tai pois käytöstä)
Nämä oletusasetukset varmistavat yhtenäisen viestinnän loppukäyttäjille kaikissa organisaatioyksikön alle luotuihin sopimuksiin, mutta mahdollistavat myös sopimuskohtaiset poikkeukset tarvittaessa.
Muistutusasetukset
Organisaation ylläpitäjät voivat määrittää asetuksia sopimusten alku- ja loppumuistutuksille sekä palauttamattomien avainten muistutuksille.
Alku- ja loppumuistutukset:
Määritä, milloin muistutukset lähetetään (kuinka paljon ennen sopimuksen alkua tai loppua).
Palauttamatta jääneen avaimen muistutus:
Viive ennen ensimmäisen muistutuksen lähettämistä.
Muistutusväli (kuinka usein seuraavat muistutukset lähetetään).
Ylläpitäjien lisävastaanottajat
Ylläpitäjät voivat tehostaa avainten hallinnan seurantaa lisäämällä itsensä tai muita käyttäjiä vastaanottamaan ilmoituksia tietyistä avaintapahtumista, kuten avainten noutamisesta, palauttamisesta tai palautuksen viivästymisestä.
Ilmoitusten valinta sopimuksen luonnin yhteydessä
Kun luot sopimuksen LivionKey Rekisterissä, voit määrittää loppukäyttäjille lähetettävät ilmoitukset seuraavasti:
lmoitusten lähettäminen organisaatio yksikön oletusten mukaan: Valitse, lähetetäänkö loppukäyttäjille sähköposti- tai SMS-ilmoituksia sopimukseen liittyvistä tapahtumista organisaatio tasolla valittujen oletusten mukaisesti.
Sopimuskohtainen edistynyt ilmoitusten valinta: Voit valita kyseiselle sopimukselle yksilölliset ilmoitukset käytettävissä olevista vaihtoehdoista.
Huom: Vaikka voit valita useita ilmoitusvaihtoehtoja, LivionKey Rekisteri lähettää ilmoituksia ainoastaan silloin, kun vastaava tapahtuma toteutuu, esimerkiksi avainta noudettaessa. Tapahtuman sattuessa järjestelmä tarkistaa sopimuskohtaiset ilmoitusasetukset ja päättää niiden perusteella, lähetetäänkö ilmoitus.
Allekirjoitus Linkin lähettäminen
Jos ilmoitusvaihtoehtoa ”Linkki sopimuksen allekirjoittamiseen” ei ole valittu sopimuksen luomisen yhteydessä, allekirjoituspyyntöä ei lähetetä loppukäyttäjälle automaattisesti. Ylläpitäjä voi kuitenkin tarvittaessa lähettää allekirjoituslinkin manuaalisesti sopimusnäkymästä myös sopimuksen luomisen jälkeen.
Ilmoitusten sähköposti ja SMS mallien hallinta
Oletuksena ilmoitusten sisältö on Livionin määrittelemä. Voit kuitenkin tarvittaessa muokata ilmoitusmalleja vastaamaan paremmin organisaatiosi viestintätyyliä.
Muokataksesi malleja siirry valikossa kohtaan Organisaatio > Sähköposti- ja SMS-mallit ja valitse sitten Päivitä joko sähköposti- tai SMS-mallille, jota haluat muokata. Voit muokata malleja käyttämällä sisäänrakennettua mallieditoria.
Tarkempia ohjeita mallieditorin käyttämisestä sekä saatavilla olevista muuttujista löydät mallieditorin ohjevideosta, joka löytyy tästä artikkelista.
Ilmoitusasetusten periytyminen
Kuten monet muutkin asetukset LivionKey Rekisterissä, myös ilmoitusasetukset periytyvät ylemmiltä organisaatiotasoilta. Tämä mahdollistaa oletusilmoituskäytäntöjen määrittelyn organisaatio- tai maatasolla ja niiden edelleen räätälöinnin tarpeen mukaan yksittäisille yksiköille.
Muistathan:
Lisätietoja ja oppaita LivionKey Rekisterin käytöstä löydät ohjekeskuksestamme tai ottamalla yhteyttä tukitiimiimme.