Nouto- ja palautuspaikan vaihto -ominaisuuden esittely
Avainhallinnan tarpeet vaihtelevat, eikä täysin automatisoituun järjestelmään siirtyminen ole aina mahdollista jokaisen avaimen kohdalla. Vaikka monet asiakkaistamme käyttävät Avainautomaattejamme automatisoituun avainhallintaan, toiset hyödyntävät LivionKey Registeriä manuaaliseen avainhallintaan toimistolla.
Tämän kahden lähestymistavan yhdistämiseksi olemme kehittäneet uuden Nouto- ja palautuspaikan vaihto -ominaisuuden. Tämä ominaisuus yhdistää saumattomasti manuaalisen ja automatisoidun avainhallinnan, ja antaa sinulle mahdollisuuden päättää joustavasti kuinka avaimen nouto ja palautus kulloinkin tapahtuu.
Keskeiset hyödyt
Joustava nouto ja palautus: Muuta avaimen nouto- tai palautuspaikkaa olemassa olevien sopimusten osalta tarpeen mukaan.
Mukautuva säilytys: Siirrä avaimen säilytyspaikka helposti avainautomaatista toimistolle tai päinvastoin.
Dynaamiset ilmoitukset: Pidä käyttäjät ajan tasalla kaikista sijainnin muutoksista.
Käytännön esimerkkejä
Klikkaa esimerkkiä nähdäksesi yksityiskohtaiset tiedot
Esimerkki 1: Tee sopimus valmiiksi avaimen noudolle toimistolta
Esimerkki 1: Tee sopimus valmiiksi avaimen noudolle toimistolta
LivionKey Registerin avulla voit suunnitella avaimen luovutuksen manuaalisesta säilytyspaikasta (kuten toimistostasi) haluamaasi ajankohtaan tulevaisuudessa. Tämä lisää joustavuutta ja helppokäyttöisyyttä silloin, kun asiakkaat eivät voi noutaa avaimia heti.
Aloita luovutus: Aloita avainten luovutusprosessi tavalliseen tapaan valitsemalla "Luovuta avain".
Valitse manuaalinen säilytys: Valitse noutopaikaksi "Manuaalinen säilytys".
Ajoita noutoaika: Valitse haluttu päivämäärä ja kellonaika avainten noutoa varten.
Anna noutopaikan tiedot: Anna selkeät ohjeet siitä, mistä asiakas voi noutaa avaimet (esim. toimiston osoite, tietty työpöytä tai palvelutiski).
Ota ilmoitukset käyttöön (suositus): Aseta sopimukselle sähköposti- ja/tai tekstiviesti-ilmoitukset, jotta asiakas saa automaattisesti nouto-ohjeet ja muut asiaankuuluvat tiedot sopimuksesta.
Suorita luovutus: Kun asiakas saapuu noutamaan avaimet, avaa sopimus LivionKey Registerissä ja merkitse avaimet "noudetuiksi". Asiakas saa sen jälkeen järjestelmästä kuitin, joka vahvistaa avainten luovutuksen.
Vinkki: Voit lisätä ohjeita ja lisätietoja organisaatiostasi tai avainten noutopaikasta "Tuleva sopimus luotu" -viestimalliin.
Sopimuksen vahvistaminen
Voit määrittää allekirjoituksella vahvistamisen myös tulevaisuudessa tapahtuville manuaalisille luovutuksille.
Esimerkki 2: Vaihda avaimen noutopaikka
Esimerkki 2: Vaihda avaimen noutopaikka
Syitä noutopaikan muuttamiseen
Asiakkaan mahdollisuus hakea avain: Siirtämällä avaimen luovutuksen 24/7 käytettävissä olevaan automaattiin, palvelet sujuvasti myös sellaisia asiakkaita, jotka eivät voi noutaa avainta virka-aikana.
Kiireiset ajanjaksot: Voit siirtää avainten luovutuksen avainautomaateille toimiston ruuhka-aikoina, jolloin henkilöstön aika vapautuu muihin asiakaspalvelutehtäviin.
Odottamattomat muutokset: Noutopaikkaa vaihtamalla pystyt reagoida nopeasti avainten hakuun liittyviin yllättäviin muutoksiin.
Noutopaikan muuttaminen
Etsi sopimus: Siirry LivionKey Registerin "Sopimukset"-näkymään ja etsi sopimus, jota haluat muokata.
Muuta noutopaikkaa: Napsauta sopimuksen oikeassa yläkulmassa olevaa kolmen pisteen valikkoa ja valitse "Muuta noutopaikkaa".
Valitse uusi sijainti: Näkyviin tulee dialogi, josta voit valita uuden noutopaikan:
Manuaalinen säilytys: Anna selkeät noutopaikan tiedot (esim. toimiston osoite, tietty työpöytä).
Avainautomaatti: Valitse haluamasi avainautomaatti luettelosta.
Ota ilmoitukset käyttöön (suositus): Varmista, että sähköposti- ja/tai tekstiviesti-ilmoitukset ovat käytössä sopimuksella. Tällöin asiakkaalle lähetetään päivitetyt nouto-ohjeet.
Päivitä ja siirrä avain:
Paina "Päivitä" vahvistaaksesi muutokset.
Järjestelmä kehottaa sinua siirtämään avaimen fyysisesti uuteen paikkaan, joko manuaalisesta säilytyksestä valittuun avainautomaattiin tai päinvastoin.
Esimerkki 3: Vaihda avaimen palautuspaikkaa
Esimerkki 3: Vaihda avaimen palautuspaikkaa
Etsi Sopimus: Siirry LivionKey Registeristä "Vastaanota Avain" -näkymään ja avaa muokattava sopimus.
Valitse Uusi Sijainti: Sinut ohjataan "Vastaanota Sopimus" -näkymään, jossa voit valita uuden palautuspaikan:
Manuaaliseen avainkaappiin heti: Valitse tämä vaihtoehto merkitäksesi avaimet palautetuiksi välittömästi. Järjestelmä opastaa sinua palautusprosessin läpi.
Manuaaliseen avainkaappiin tiettynä ajanhetkenä: Valitse tämä vaihtoehto ajoittaaksesi avaimen palautuksen myöhempään ajankohtaan. Sinun on annettava selkeät palautuspaikan tiedot (esim. toimiston osoite, tietty työpöytä) ja määritettävä haluttu palautuspäivämäärä. Asiakas saa ilmoituksen päivitetyillä tiedoilla.
Avainautomaatti: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat asiakkaan palauttavan avaimen avainautomaattiin. Sinun on valittava haluamasi avainautomaatti ja määritettävä palautuspäivämäärä. Asiakas saa PIN-koodin ja ohjeet avaimen palauttamista varten.
Ota Ilmoitukset käyttöön (suositus): Varmista, että sähköposti- ja/tai tekstiviesti-ilmoitukset ovat käytössä sopimuksella. Tällöin asiakkaalle lähetetään automaattisesti päivitetyt palautusohjeet.
Viimeistele palautuspaikan muutos:
Tallenna tekemäsi muutokset. Järjestelmä päivittää sopimuksen uudella palautuspaikalla ja asiakkaasi saa tiedon muutoksesta.
Esimerkki 4: Palautussopimuksen luominen avaimelle
Esimerkki 4: Palautussopimuksen luominen avaimelle
Voit luoda palautussopimuksen noudetulle avaimelle, jolle ei ole olemassa luovutussopimusta.
Avainten palautussopimuksen luominen
Etsi avain: Siirry "Avaimet"-luetteloon LivionKey Registerissä ja etsi avain, jonka haluat palautettavan.
Luo palautussopimus: Napsauta hiiren kakkospainikkeella haluttua avainta ja valitse "Luo palautussopimus" -vaihtoehto.
Aseta palautuspäivämäärä: Määritä haluttu avaimen viimeinen mahdollinen palautuspäivämäärä.
Anna palautuspaikan tiedot: Anna selkeät ohjeet siitä, mihin asiakkaan tulee palauttaa avaimet (esim. toimiston osoite, tietty työpöytä tai palvelutiski).
Ota ilmoitukset käyttöön (suositus): Varmista, että sähköposti- ja/tai tekstiviesti-ilmoitukset ovat käytössä sopimuksella. Tällöin asiakkaalle lähetetään automaattisesti palautusohjeet, mukaan lukien palautuspaikka ja haluttu palautuspäivämäärä.
Avaimen vastaanotto:
Kun asiakas palauttaa avaimen toimistoon, löydät avaimeen liittyvän sopimuksen "Palauta Avain" -näkymästä. Avaa sopimuksen tiedot klikkaamalla sitä.
Valitse palautettava avain. Varmista, että säilytyspaikka mihin avain palautetaan on oikein, ja merkitse avain vastaanotetuksi.
Asiakas saa kuitin, joka vahvistaa avaimen palautuksen.
Vinkki: Voit lisätä ohjeita ja lisätietoja organisaatiostasi tai avainten palautuspaikasta "Palautussopimus luotu" -viestimalliin.
Allekirjoituksen pyytäminen
Voit myös pyytää asiakkaalta allekirjoituksen, kun hän palauttaa avaimen toimistoon. Tämä lisää turvallisuutta ja antaa virallisen vahvistuksen avaimen palautuksesta.
Nouto- ja palautuspaikan vaihto -ominaisuus parantaa LivionKeyn joustavuutta, mahdollistaen avainten hallinnan tehokkaasti muuttuvissa tilanteissa manuaalisen ja automatisoidun säilytyksen välillä.